Mengelola data karyawan

Setelah karyawan berhasil bergabung dengan perusahaan Anda menggunakan Kode Bisnis, data mereka akan muncul di menu Data Karyawan.

Sebagai Admin HR, Anda bertanggung jawab untuk memastikan semua data karyawan di sini selalu akurat dan up-to-date (terbaru), karena data inilah yang akan digunakan untuk absensi, penggajian, dan laporan.

data karyawan

Melihat Daftar Karyawan

Untuk mengakses daftar karyawan:

1.Dari sidebar Admin, navigasi ke menu "Data Karyawan".

2.Anda akan melihat tabel berisi seluruh karyawan yang berstatus Aktif.

3.jika karyawan anda banyak dan malas scroll, anda bisa menggunakan fitur pencarian /search berdasarkan nama untuk mencari data karyawan yang ingin anda cari.

4. di menu data karyawan juga ada fitur Ekspor data/mengunduh data karyawan dalam format excel/csv.

Melihat Profil detail karyawan

Klik pada bagian icon pengaturan yang berada di tabel karyawan yang ingin anda pilih. Di sini Anda dapat melihat semua data yang mereka masukkan saat mendaftar, serta data lain yang hanya bisa diisi oleh Admin.

Halaman profil & pengaturan karyawan ini biasanya dibagi menjadi beberapa tab, seperti :

1. General :informasi seperti detail karyawan, role, Divisi, kategori, tipe slip gaji bulanan/mingguan.

2. Lokasi :Lokasi yang diatur Admin HR.

3. Jadwal :Pengaturan jadwal oleh Admin Hr.

4. Upah :informasi seperti Gaji Pokok, Upah harian, upah per jam, upah lembur setiap jam, Dan komponen, seperti uang makan dll.

5. Potongan Upah :informasi potongan setiap 1x terlambat, potongan terlambat per menit, potongan tidak masuk.

6. Cuti :Informasi cuti bisa diaktifkan oleh Admin HR.

Memperbarui Data Karyawan

Ini adalah tugas utama dari "mengelola" data. Karyawan mungkin bisa mengubah beberapa data dasar (seperti alamat), tetapi Admin memiliki wewenang penuh untuk mengubah data-data krusial.

Data yang dapat Anda kelola dan perbarui meliputi :

1. General : informasi seperti detail karyawan, role, Divisi, kategori, tipe slip gaji bulanan/mingguan.

General

Tab "General" adalah pusat untuk mengelola data fundamental karyawan. Di sini, Anda dapat mengatur informasi identitas kerja seperti nomor karyawan, jabatan, dan divisi, serta detail kontrak kerja. Tab ini juga mencakup pengaturan ID kartu untuk absensi dan format slip gaji. Semua data ini menjadi dasar bagi sistem untuk mengidentifikasi dan mengelola setiap karyawan.

2. Lokasi :Lokasi kantor yang diperbolehkan untuk absen.

Lokasi absensi

Tab "Lokasi" menentukan di mana seorang karyawan wajib melakukan absensi. Pengaturan ini memiliki dua mode :

  • Berdasarkan Lokasi Kantor (Wajib) :Jika karyawan harus bekerja dari kantor, pilih lokasi dari template yang telah disediakan. Sistem hanya akan memvalidasi absensi yang dilakukan di lokasi geografis yang ditentukan.
  • Fleksibel (Tidak Wajib) :Jika karyawan tidak terikat pada satu lokasi (misalnya pekerja lapangan atau remote), aktifkan opsi ini. Karyawan dapat melakukan absensi dari mana saja tanpa batasan lokasi.

Dengan demikian, tab ini menjadi kunci untuk menerapkan kebijakan kerja dari kantor (WFO) maupun kerja fleksibel secara sistematis.

3. Jadwal :Jadwal karyawan kapan harus masuk kerja dan pulang kerja.

jadwal kerja

Tab "Jadwal" mengontrol bagaimana sistem memvalidasi kehadiran karyawan berdasarkan dua mode kerja :

  • Mode Fleksibel (Diaktifkan)
  • Tidak ada hitungan menit keterlambatan.
  • Jadwal shift diabaikan.
  • Presensi dihitung sebagai hari masuk kerja.
  • Hari tanpa presensi tidak dicatat sebagai absen.
  • Ideal untuk: Karyawan dengan jam kerja tidak tetap atau remote.
  • Mode Terjadwal (Tidak Diaktifkan)
  • Admin HR wajib membuat jadwal di menu "Shift Karyawan".
  • Karyawan harus presensi masuk dan keluar sesuai jadwal yang ditetapkan.
  • Keterlambatan dan ketidakhadiran akan dihitung berdasarkan jadwal.
  • Ideal untuk: Karyawan kantor, pabrik, atau shift kerja yang tetap.

Pengaturan ini menjadi dasar otomatisasi untuk semua perhitungan kehadiran, cuti, dan penggajian.

4. Informasi Gaji :Memperbarui Gaji pokok atau komponen tunjangan lainnya.

Gaji_pokok

Di sinilah Anda mengatur skema pembayaran utama karyawan. Anda dapat menentukan gaji pokok (bulanan), upah harian, atau upah per jam. Selain itu, Anda bisa menetapkan tarif upah lembur setiap jam dan menambah komponen lain seperti tunjangan atau potongan.

Fitur ini dirancang fleksibel untuk menangani semua jenis pembayaran, termasuk untuk karyawan dengan keuangan khusus.

5. Potongan Upah :Informasi mengenai berbagai jenis potongan gaji berdasarkan kebijakan perusahaan.

potongan upah

Tab ini memungkinkan Anda mengotomatiskan berbagai jenis potongan gaji berdasarkan kebijakan perusahaan. Atur jenis-jenis potongan berikut:

  • Potongan Terlambat
  • Per Kejadian :Tetapkan biaya tetap yang dipotong setiap kali karyawan terlambat, berapa pun menitnya.
  • Per Menit :Tetapkan biaya yang akan dikalikan dengan total menit keterlambatan karyawan.
  • Potongan Tidak Masuk
  • Tentukan jumlah potongan untuk setiap hari ketidakhadiran tanpa keterangan.
  • Potongan Lainnya
  • Gunakan kolom ini untuk menambahkan potongan kustom, misalnya untuk penggantian barang yang rusak atau potongan kasbon.

Dengan mengonfigurasi ini, sistem akan secara akurat menghitung semua deduksi saat proses penggajian berlangsung.

6. Cuti : Informasi mengenai status cuti seorang karyawan.

cuti pekerja

Tab "Cuti" memberikan gambaran lengkap tentang status cuti seorang karyawan, terdiri dari :

  • Jatah Cuti :Jumlah total cuti yang diterima karyawan dalam satu siklus (misalnya, per tahun).
  • Sisa Cuti :Saldo cuti yang tersedia dan dapat diambil oleh karyawan saat ini.
  • Riwayat Cuti :Daftar lengkap semua pengajuan cuti yang telah disetujui atau ditolak, beserta tanggal dan alasannya.
  • Riwayat Perubahan Cuti :Log pencatatan untuk semua penyesuaian saldo, seperti penambahan cuti bonus, pemotongan, atau penyesuaian kebijakan.

Dengan informasi ini, Anda dapat mengelola hak cuti karyawan secara transparan dan akurat.